Ділове листування: 7 правил для ефективної комунікації

Ділове листування — важлива річ зараз. Ми вже не користуємося конвертами й не ставимо сургучеві печатки. Але за культурою листування в мережі все одно потрібно ретельно стежити. Це репутація. Твоя або компанії, у якій ти працюєш. Тож тримай від нас 7 порад, які точно стануть тобі у пригоді. 

Чітко сформулюй тему.

Потурбуйся про те, як твоє повідомлення будуть сприймати адресати. Чітко вкажи тему листа і не відхиляйся від неї. Формула ідеальної теми: назва проєкту+завдання+терміни.

З назви проєкту співрозмовник має зрозуміти, які відомості йому знадобляться для відповіді. Чітко має прозвучати прохання/задача адресату. Бажано вказувати термін, в які це має бути виконано. Людина сама з’ясує чи є це завдання терміновим. Чудовим прикладом є тема «Проєкт озеленення. Затвердження кошторису до 20:00».

Привітайся і коректно звернися до співрозмовника.

Вітатися теж треба за правилами. До 12:00 вітаються словами «Доброго ранку», а після 12:00 — «Добрий день». Якщо ти звертаєшся до конкретної особи, то використовуй ім’я та по батькові. Можна називати адресата «Шановний/-а» або «Пане/-і». З особливою точністю перевір чи правильно написав ім’я співрозмовника. Адресату буде неприємно бачити  з помилкою власне ім’я. Також не варто у ділових листах використовувати зменшувально-пестливі слова. Це недоречно.

Структуруй лист.

Довгі тексти читати скоріш за все, що твій співрозмовник не буде. Пиши чітко, конкретно, виокремлюй основну думку. Адресат має швидко вловлювати суть, адже у нього може бракувати часу. Якщо ти представляєш якісь послуги, то намагайся робити це коротко, у 4-10 реченнях. Потрібно проілюструвати більше однієї теми або ключової думки? Розділи лист на кілька. У кінці листа залиш чітке запитання або заклик, аби адресат знав, на що відповідати. 

Є вкладення? Роз’ясни, що й до чого.

Опиши у самому листі, що то за додані фото, документи тощо. Це необхідно, аби не виникло непорозумінь. Файли називай максимально зрозуміло. Це не має бути набір рандомних цифр або літер. З назви має бути зрозуміло, про що там йдеться. Особливо, якщо відкриватимуть файл нескоро. Його ризикують навіть загубити.

Лінки також бажано залишати у кінці й пояснювати, навіщо вони. До того ж твій співрозмовник зможе повідкривати покликання по черзі, якщо треба.

Завершувати необов’язково.

Прощатися у ділових листах не є необхідністю. Досить просто зазначити своє прохання і сказати, що ти очікуєш відповіді. Можеш навіть прописати дедлайн. 

Бажано не використовувати конструкцій таких як “Заздалегідь дякую” чи щось на кшталт. Це може сприйматися як маніпуляція: людина ще нічого не зробила, а їй вже дякують за виконану роботу. Дозвольте людині сказати “Ні”. 

А у таких конструкціях, як-от, наприклад: “З повагою Михайлин Володимир”, не став кому. Так-так, елементарна грамотність у постановці знаків теж важлива:) До речі, зверни увагу на ім’я відправника та ім’я у підписі. Адресант “GoldenGate1991” не має бути у кінці листа підписаний “Манько Єлизавета”. А “Манько Єлизавета” не має бути “Лізою” у підписі. Дотримуйся логічності та послідовності.

Спілкуйся в робочий час.

Кожен має право на особистий простір. Забирати час людини, призначений для відпочинку — некоректно. Усі важливі справи потрібно вирішувати на роботі. Не пишіть спозаранку, після робочого дня та у вихідні дні. Можна знехтувати цим правилом за домовленістю, якщо це влаштовує обидві сторони.

Вчасно відповідай на повідомлення.

Відповідати потрібно відразу, щойно у тебе з’явиться можливість. Співрозмовник почне слати лист знову або телефонуватиме, щоб дізнатися чи дійшов лист до адресата. Не можеш відповісти зараз? Тоді напиши, що отримав лист, а відповідь надаси через певний термін. Бажано надто не затягувати.

Маємо надію, що тебе немає у списках порушників правил:) Але якщо й так, то нотуй лайфхаки та виправляй помилки. Бажаємо приємного спілкування!