Як правильно звільнити працівника? Це запитання є не менш важливим за адаптацію нового співробітника. Саме для цього необхідний оффбординг — процес, який має відбуватися незалежно від того, добровільно чи примусово працівник залишає компанію. Але етапи оффбордингу відрізняються залежно від причини — примусове звільнення, звільнення за власним бажанням, вихід на пенсію.
Ефективні процедури адаптації, звільнення та управління ефективністю співробітника демонструють фахівцям, що компанія цінує важливість відносин між роботодавцем і працівником. Так формується бренд роботодавця.
Працівники можуть звільнятися з компаній з різних причин: як позитивних, так і негативних. Та незалежно від цього співробітник, який іде з компанії може бути джерелом цінної інформації та зв’язків.
На жаль, компанії часто припускаються помилок при проведенні оффбордингу. Найрозповсюдженіші з них:
- відсутність плану;
- нестача зворотного зв’язку;
- недостатнє приділення уваги емоційній складовій звільнення тощо.
У статті ми розберемо кожну з помилок та надамо поради, як не допускати їх.
Що таке оффбординг?
Оффбординг — процес, який завершує професійні відносини між працівником і компанією, в якій він працює. Якщо онбординг забезпечує плавний перехід в компанію, то оффбординг — плавний вихід з неї.
З операційної точки зору для HR-відділу це означає підготовку всієї документації, передачу обов’язків або пошук нового фахівця, деактивацію облікових записів, прав доступу, проведення прощальних інтерв’ю тощо.
Звільнення працівників ніколи не буває легким. Але, як останній крок у життєвому циклі працівника, оффбординг має вирішальне значення для роботодавця, щоб залишити позитивне враження. Добре спланована програма адаптації допоможе уникнути поширених помилок і зробить процес звільнення безпроблемним для обох сторін.
За даними Aberdeen Research, компанії з політикою оффбордингу утримують 71% своїх співробітників, тоді як компанії, які не мають оффбордингу, утримують лише 57%. Крім того, в компаніях, де є оффбординг, на 11% більше залучених працівників, ніж у компаніях, де його немає.
За допомогою добре спланованого оффбордингу, HR може організувати плавний вихід, який принесе користь як працівнику, що звільняється, так і компанії.
Своєю чергою, неефективна адаптація після звільнення має негативні наслідки. Найчастіше це призводить до наступних:
- у компаній зламують серверну частину вебсайтів (32%);
- викрадають канцелярське приладдя (30%);
- втрачають або зламують дані чи файли (29%).
Це без урахування поширення негативних відгуків у мережі, серед друзів, родичів тощо.
Як звільнити працівника, щоб уникнути таких наслідків? Перш за все, слід не допускати наступних помилок під час оффбордингу.
Помилка №1. Відсутність плану оффбордингу
Неправильно організований процес звільнення може призвести до незадоволеності, втрати цінних знань та досвіду, негативного впливу на організаційну культуру. Розгляньмо конкретні приклади помилок, спричинених відсутністю плану оффбордингу.
Втрата цінних знань. Відсутність плану сприяє втраті цінних знань та досвіду, які співробітник накопичив протягом робочого періоду. Якщо співробітник залишає компанію без передачі своїх знань наступнику або ж у документованому вигляді — це може негативно позначитись на роботі команди. Рекомендується розробити процедуру для документування ключової інформації та передачі її іншим співробітникам перед звільненням працівника з компанії.
Негативний вплив на організаційну культуру. Якщо співробітник покидає компанію з відчуттям незадоволеності або злості, це може поширитись на інших співробітників. Щоб уникнути цього, рекомендується провести інтерв’ю, в ході якого співробітник має можливість висловити свої думки та зауваження щодо компанії, організації робочого процесу тощо.
Втрата довіри та негативний репутаційний вплив — наступний приклад наслідку відсутності плану. Натомість чіткий план оффбордингу, враховуючи конфіденційність та гідні умови розриву, допоможе зберегти добрі стосунки зі співробітником та запобігти негативним наслідкам.
Для уникнення негативного досвіду проведення оффбордингу рекомендують:
- Розробити структурований план оффбордингу, який враховуватиме процедури передачі знань та інформації.
- Забезпечити можливість співробітнику поділитися своїм досвідом та знаннями з іншими членами команди.
- Провести інтерв’ю, щоб зібрати фідбек та виявити можливі проблеми, запитання.
- Забезпечити конфіденційність та гідні умови розриву угоди для співробітника.
- Використовувати оффбординг як можливість зібрати дані про причини звільнення та покращення робочих умов.
Розробка плану оффбордингу є важливою складовою успішного звільнення співробітника з компанії. Це допоможе запобігти втраті цінних знань, зберегти позитивну організаційну культуру та зберегти приязні стосунки зі співробітником.
Помилка №2. Відсутність зворотного зв’язку під час оффбордингу
Неправильна обробка зворотного зв’язку може мати серйозні наслідки як для компанії, так і для самого співробітника. Незадоволеність, втрата ідей та негативний вплив на організаційну культуру — лише кілька прикладів наслідків, які можуть виникнути в результаті недостатнього зворотного зв’язку під час оффбордингу.
Розгляньмо приклади ситуацій, які трапляються через нехтування фідбеком.
Відсутність анкетування. Компанії, які не збирають зворотний зв’язок через анкетування або спеціальні форми, втрачають можливість отримати цінну інформацію від співробітника щодо його досвіду та пропозицій для поліпшення роботи компанії.
Відсутність особистої комунікації. Коли компанії не надають можливість співробітникам висловлювати свої думки та враження особисто, це може несприятливо вплинути на взаємини між колишніми співробітниками та компанією.
Недостатня обробка та використання зворотного зв’язку. Якщо компанії не використовують отриманий зворотний зв’язок для внесення поліпшень у свої процеси та політики, це може призвести до регулярних звільнень співробітників у майбутньому.
Як уникнути помилок під час оффбордингу? Ось кілька кроків.
- Забезпечити належний збір зворотного зв’язку шляхом проведення анкетування або використання спеціальних форм для співробітників, які залишають компанію.
- Встановити особисту комунікацію із працівниками під час оффбордингу, щоб надати їм можливість висловити свої думки та враження безпосередньо.
- Аналізувати та обробляти зібраний зворотний зв’язок, щоб виявити основні тенденції та проблеми співробітників у компанії.
- Використовувати зібраний зворотний зв’язок для поліпшення процесів найму, адаптації, звільнення тощо.
Мета зворотного зв’язку під час оффбордингу полягає в тому, щоб зберегти цінні знання, отримати відгуки, покращити організаційні процеси та зберегти позитивні стосунки з колишніми співробітниками. Враховуючи рекомендації щодо збору та використання зворотного зв’язку, компанії зможуть уникнути наслідків недостатньої комунікації та забезпечити ефективний оффбординг.
Помилка №3. Недостатня увага до емоційної складової звільнення
Недостатнє урахування емоцій може мати серйозні наслідки для самого співробітника, решти команди та репутації компанії. Проблеми з мотивацією, негативний вплив на робоче середовище та небажання співпрацювати з компанією у майбутньому, можуть виникнути внаслідок недостатньої уваги до емоційної складової звільнення.
Приклади таких помилок:
Неуважність до співробітника. Компанії, які не спілкуються з працівником під час звільнення, не надають рекомендацій тощо можуть призвести до розладу і негативного впливу на самопочуття звільнених фахівців. Як наслідок, з компанії може піти більше людей, розуміючи, що їх цінують, лише поки вони працюють.
Відсутність підтримки та розуміння. Така ситуація може призводити до відчуття розчарування, незадоволеності з боку звільнених спеціалістів. Їх настрій вплине на інших співробітників, і робоча атмосфера не буде приємною. До того ж незадоволені, розлючені працівники здатні на вчинки, які мають за собою негативні наслідки для компанії.
Вплив на репутацію компанії. Якщо звільнення проводиться нечутливо та без належної підготовки, це може негативно вплинути на репутацію компанії, її здатність залучати та утримувати талановитих співробітників.
Також важливо пам’ятати, що негативні відгуки швидше з’являються у мережі, ніж позитивні. Щоб не втратити довіру людей та репутацію компанії, варто дотримуватися наступних кроків:
- Бути відкритими та комунікабельними зі співробітником, що звільняється, пояснювати причини такого рішення і ділитися інформацією про подальші кроки.
- Надати достатню підтримку звільненому фахівцю, включаючи допомогу з пошуком нової роботи, рекомендації та можливість консультацій.
- Виявляти співчуття та розуміння щодо емоцій, які можуть виникнути у звільненого працівника. Обов’язково надати йому можливість висловити свої думки та почуття.
Враховуючи емоційний аспект звільнення, компанії можуть позитивно впливати на самопочуття та мотивацію співробітників, зберегти свою репутацію та зберегти позитивне відношення із колишніми працівниками. Практичний та чутливий підхід до звільнення сприяє успішному офбордингу та збереженню бренду роботодавця.
Висновок
Оффбординг є невіддільною частиною життєвого циклу співробітника в компанії. Правильний підхід до цього важливий як для самої компанії, так і для працівника.
Розглянуті помилки, пов’язані з відсутністю плану оффбордингу, недостатнім зворотним зв’язком та недооцінюванням емоційної сторони звільнення, вказують на те, що недбале ставлення до цього процесу може мати серйозні наслідки.
Правильний підхід до offboarding передбачає розроблення структурованого плану, який включає збір зворотного зв’язку, підтримку співробітника та чутливе ставлення до його емоцій. Це допоможе зберегти цінний досвід та знання, позитивну репутацію компанії та хороші стосунки з колишніми співробітниками.
Компанії мають усвідомити важливість правильного підходу до процесу оффбордингу і підтримувати сприятливу робочу атмосферу, залучати та утримувати талановитих співробітників. Це інвестиція в якісне управління персоналом та підтримку організаційної культури, що має довготривалий позитивний вплив на компанію та всіх її працівників.